Descrição

Com o crescente volume de informações e documentos que circulam dentro das empresas, independente de seu porte, torna-se cada vez mais necessário se preocupar com a organização de arquivos. Quanto mais material, mais complexo fica seu manuseio. E tendo em vista a velocidade com que o mercado exige respostas hoje, perder eficiência na relação com os documentos da empresa pode desencadear grandes prejuízos.

Ordenar e tratar arquivos de forma adequada demanda tempo e uma metodologia bem clara que permita o acesso rápido a uma informação específica. Isso passa pela avaliação de todo material já arquivado e o monitoramento dos documentos que trafegam na empresa, para que tudo seja organizado em seu devido lugar.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Algumas etapas a serem seguidas, de acordo com o especialista em Organização de Arquivos pela USP (Universidade de São Paulo), Juan Cacio Peixoto, são:

– Planejamento: levar em conta a divisão por tipo de materiais, cuidados específicos de armazenagem com cada um deles, definição de quem terá acesso a quais documentos, etc.

– Definição de espaço físico: checar o que a empresa tem atualmente disponível, observar adequações físicas e estruturais para otimizar o acesso ao que está guardado.

– Verificação do tempo da guarda: separar arquivos entre guarda permanente e guarda temporária, reduzindo volumes e liberando espaço físico.

VANTAGENS DE UMA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS EFICIENTE

Para que as soluções tragam resultados conforme nossa expertise de mercado, listamos 6 motivos que ajudam a organizar melhor os arquivos da sua empresa:

  • 1. Evitar que dados sejam perdidos
  • 2. Melhorar e eficiência em busca de documentos
  • 3. Sistematização na guarda de documentos
  • 4. Economia de Tempo
  • 5. Economia de Dinheiro
  • 6. Porque ter Informação de fácil acesso te coloca na frente dos concorrentes

 

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Organização de arquivos de forma profissional é o nosso negócio. A Acervo vai até a sua empresa e organiza tudo. Como se pode ver, o arquivamento correto não é simples e demanda tempo e conhecimento específico. Faça um investimento na rotina da sua empresa, nosso sistema é prático e eficiente, garantindo preservação total das informações. Acervo, referência na gestão documental há 22 anos. Entre em Contato!

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