Já imaginou perder um contrato importante? Já pensou no risco de comprometer a sua crediblidade ou mesmo de ter prejuízos por não saber como fazer uma organização de arquivos? Esqueça aquela velha história de ficar correndo atrás de caixas para achar documentos.

Com o crescente volume de informações e documentos que circulam dentro das empresas, independente de seu porte, torna-se cada vez mais necessário se preocupar com a organização de arquivos. Quanto mais material, mais complexo fica seu manuseio. E tendo em vista a velocidade com que o mercado exige respostas hoje, perder eficiência na relação com os documentos da empresa pode desencadear grandes prejuízos.

Ordenar e tratar arquivos de forma adequada demanda tempo e uma metodologia bem clara que permita o acesso rápido a uma informação específica. Isso passa pela avaliação de todo material já arquivado e o monitoramento dos documentos que trafegam na empresa, para que tudo seja organizado em seu devido lugar.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Algumas etapas a serem seguidas, de acordo com o especialista em Organização de Arquivos pela USP (Universidade de São Paulo), Juan Cacio Peixoto, são:

– Planejamento: levar em conta a divisão por tipo de materiais, cuidados específicos de armazenagem com cada um deles, definição de quem terá acesso a quais documentos, etc.

– Definição de espaço físico: checar o que a empresa tem atualmente disponível, observar adequações físicas e estruturais para otimizar o acesso ao que está guardado.

– Verificação do tempo da guarda: separar arquivos entre guarda permanente e guarda temporária, reduzindo volumes e liberando espaço físico.

VANTAGENS DE UMA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS EFICIENTE
Para que as soluções tragam resultados conforme nossa expertise de mercado, listamos 6 motivos que ajudam a organizar melhor os arquivos da sua empresa:

1. Evitar que dados sejam perdidos
2. Melhorar e eficiência em busca de documentos
3. Sistematização na guarda de documentos
4. Economia de Tempo
5. Economia de Dinheiro
6. Porque ter Informação de fácil acesso te coloca na frente dos concorrentes

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Organização de arquivos de forma profissional é o nosso negócio. A Acervo vai até a sua empresa e organiza tudo. Como se pode ver, o arquivamento correto não é simples e demanda tempo e conhecimento específico. Faça um investimento na rotina da sua empresa, nosso sistema é prático e eficiente, garantindo preservação total das informações. Acervo, referência na gestão documental há 22 anos. Entre em Contato!

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